1.Rodzaj zamówienia: usługa.
2. Nazwa i kod wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):
CPV 55100000-1 – Usługi hotelarskie
CPV 55110000-4 – Hotelarskie usługi noclegowe
Uniwersytet Gdański, ul. Bażyńskiego 8, 80-309 Gdańsk, NIP: 584-020-32-39
Contact person: Magdalena Pietrzak +48 58 523 51 80, e-mail: ictqt@ug.edu.pl
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi hotelowej w okresie 17-21 maja 2023 (4 doby hotelowe) dla grupy naukowców do 40 osób współpracujących z Międzynarodowym Centrum Teorii Technologii Kwantowych (ICTQT) Uniwersytetu Gdańskiego oraz biorących udział w wydarzeniu pn. „14th KCIK-ICTQT Symposium on Quantum Information”.
Szczegóły dotyczące świadczonej usługi:
1. Hotel co najmniej 3* wyposażony w bazę noclegową: pokoje z łazienką (pełny węzeł sanitarny) o powierzchni min. 15 m2, dostęp do internetu w pokoju i w całym hotelu, pokoje jednoosobowe (lub pokoje dwuosobowe do samodzielnego wykorzystania przez jedną osobę), codzienna obsługa pokoi, tj. ścielenie łóżek, sprzątanie.
2. Zakwaterowanie w pokoju 1-lub 2-osobowym (do wykorzystania przez jedną osobę) w dniach 17-21 maja br. dla grupy do 40 osób.
Ze względu na otwartą rejestracje na wydarzenie oraz konieczność pozyskania od uczestników potwierdzenia udziału osobistego w wydarzeniu zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany bądź rezygnacji z tej rezerwacji w całości do dnia 8 maja bez ponoszenia kosztów. Po 8 maja zamawiający zastrzega sobie prawo do bez kosztowego zmniejszenia finalnej rezerwacji o kolejne 10 osób, pod warunkiem poinformowania hotelu minimum na 5 dni przed planowanym przyjazdem gości, jak również wydłużenia lub bez kosztowego skrócenia pobytu o 1-2 doby przez wszystkich uczestników pod warunkiem powiadomienia hotelu o zmniejszeniu lub zwiększeniu ilości dób z wyprzedzeniem co najmniej 48 godzin).
3. Na terenie hotelu musi znajdować się restauracja zapewniająca śniadania
(szeroki wybór dań ciepłych i zimnych w formie bufetu szwedzkiego, w tym dań wegetariańskich);
4. Bezpłatny wi-fi na terenie hotelu.
5. Możliwość parkowania samochodów gości przy hotelu lub w promieniu 50m od hotelu.
6. Całodobowa recepcja.
7. Z uwagi na organizację wydarzenia pn. „14th KCIK-ICTQT Symposium on Quantum Information” w budynku Uniwersytetu Gdańskiego mieszczącego się w Sopocie (Wydział Ekonomiczny), do postępowania mogą przystąpić hotele, których siedziba znajduje się na terenie Sopotu w promieniu do 3 km od Wydziału Ekonomicznego UG (adres: ul. Armii Krajowej 119, Sopot).
1. Poniżej przedstawiono warunki, które muszą być spełnione przez Oferenta:
a. Oferent znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej, która zapewnia wykonanie zamówienia w ustalonym czasie i zgodnie z wymaganiami tego przedmiotu zamówienia.
b. Oferent posiada doświadczenie w zakresie świadczenia usług hotelowych oraz zatrudnia niezbędny personel, zapewniający właściwe i terminowe wykonanie usługi.
c. Oferent powinien być upoważniony do wykonywania działalności określonej w zapyta-niu ofertowym, jeżeli jest to wymagane przez prawo.
d. Oferent nie podlega wykluczeniu z ubiegania się o zamówienie określone w niniejszym zapytaniu ofertowym w punkcie IV podpunkt 1 i 2.
2. Ocena warunków udziału w postępowaniu odbywa się na zasadzie warunek spełnia/ nie spełnia.
1. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Oferentów, którzy:
a. wyrządzili istotną szkodę Zamawiającemu w okresie 3 lat przed tym zapytaniem oferto-wym poprzez nie wypełnienie uzgodnionego zamówienia lub wykonanie go bez należytej staranności;
b. są poddani procesowi likwidacyjnemu;
c. są osobami fizycznymi, którzy zostali prawnie skazani za przestępstwo popełnione w ce-lu uzyskania korzyści finansowych;
d. są osobami fizycznymi lub prawnymi i zostały skazane za uzyskanie korzyści finansowej z działalności przestępczej;
e. nie spełniają warunków udziału w postępowaniu dotyczących przedłożenia wymaganej dokumentacji (oferta niekompletna);
f. złożyli ofertę po terminie;
g. wykonywali czynności bezpośrednio związane z przygotowaniem prowadzonego postę-powania lub posługiwali się w celu sporządzenia oferty osobami uczestniczącymi w doko-nywaniu tych czynności, chyba że udział tych Oferentów nie utrudni uczciwej konkurencji;
h. złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania;
i. Oferenci, którzy są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiąza-nia osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wy-konującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przeprowadzeniem procedury wy-boru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
i. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
ii. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
iii. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełno-mocnika,
iv. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
2. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się również:
a. Wykonawców, o których mowa w art. 7 ust. 1 wymienionych w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanych na listę, na podsta-wie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę (Dz. U. poz. 835);
b. Wykonawców, których beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2022 r. poz. 593 i 655) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdzia-łania wspieraniu agresji na Ukrainę (Dz. U. poz. 835);
c. Wykonawców, których jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217, 2105 i 2106) jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządze-niu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzy-gającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę (Dz. U. poz. 835).
3. Wykluczenie z postępowania Oferentów, którzy nie spełniają warunków udziału w postępo-waniu wymienionych w paragrafie III lub odrzucenie oferty z powodu nie spełnienia określo-nych wymagań może nastąpić na każdym etapie postępowania o udzielenie zamówienia.
1. Oferent powinien przedstawić ofertę w języku polskim.
2. Ofertę należy złożyć na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. Ponadto oferta musi zawierać Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku powiązań pomiędzy podmiotami, zgodnie ze wzorem oświadczenia stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
3. Oferta oraz załączniki muszą być podpisane przez Oferenta. Wymaga się, aby wszelkie poprawki były dokonane w sposób czytelny oraz miały parafkę osoby podpisującej ofertę.
4. Jeśli ceny na ofercie będą wyrażone w innej walucie niż złoty polski to będą one przeliczane przy zastosowaniu średniego kursu sprzedaży ogłaszanego przez NBP, obowiązującego w dniu wysłania oferty.
5. Oferta musi być ważna 30 dni liczonych od upływu terminu składania ofert. Termin związania ofertą może ulec wydłużeniu, za zgodą Oferenta.
6.Oferty niekompletne lub niezgodne z opisem przedmiotu zamówienia, co do których Oferent nie udzielił odpowiednich wyjaśnień, nie będą rozpatrywane.
7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego zapytania ofertowego przy jednoczesnym przedłużeniu terminu składania ofert. W przypadku zmiany terminu składania ofert Zamawiający przekaże informację Oferentom, do których wysłano zapytanie ofertowe lub którzy złożyli oferty.
8. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może wnioskować o udzielenie wszelkich wyjaśnień i dodatkowych informacji dotyczących treści złożonych ofert, jak również wyznaczyć Oferentowi nieprzekraczalny termin udzielenia wyjaśnień i dodatkowych informacji (odpowiedzi), pod rygorem pozostawienia oferty bez rozpatrzenia. Oferenci są uprawnieni do składania zapytań do treści niniejszego zapytania ofertowego (dane osoby do kontaktu podane są w dalszej części zapytania).
1. Kryterium oceny ofert:
▪ oferowana cena brutto - 100 %. [0-100 pkt]
2. Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które:
- zostaną złożone przez Oferentów niewykluczonych przez Zamawiającego,
- nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego.
3. Sposób dokonywania oceny:
▪ zamawiający dokona wyboru oferty o najniższej cenie spośród ofert zgodnych z wymogami zapytania według poniższej reguły:
Liczba pkt oferty ocenianej = (Cena najniższej oferty / Cena oferty ocenianej) x 100
4. Punktacja będzie podawana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
5. W wyniku dokonanej oceny wg kryteriów wskazanych w ust. 1, oferta może otrzymać maksymalnie 100 punktów.
6. Za najkorzystniejszą ekonomicznie i jakościowo zostanie uznana oferta, która nie podlega odrzuceniu oraz w toku oceny uzyska największą liczbę punktów.
7. W przypadku przedstawienia takiej samej najniższej ceny, przez co najmniej dwóch Oferentów, zostaną oni wezwani do ponownego przedstawienia oferty z nową ceną przedmiotu zamówienia.
8. Zamawiający udzieli zamówienia Oferentowi, którego oferta uzyskała najwyższą̨ liczbę̨ punktów.
9. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawców elektronicznie na adres e-mail, z którego została przesłana oferta lub na adres e-mail wskazany w ofercie.
10. Na prośbę Oferentów przedstawiony zostanie protokół z podsumowania ofert.
1. Termin realizacji: 17-21 maj 2023 roku.
2. Ze względu na konieczność pozyskania od uczestników potwierdzenia udziału osobistego w planowanym wydarzeniu „14th KCIK-ICTQT Symposium on Quantum Information” organizowanym w dniach 18-20 maja 2023 w Sopocie, Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany bądź rezygnacji z tej rezerwacji w całości do dnia 8 maja bez ponoszenia kosztów. Po 8 maja zamawiający zastrzega sobie prawo do bez kosztowego zmniejszenia finalnej rezerwacji o kolejne 10 osób, pod warunkiem poinformowania hotelu minimum na 5 dni przed planowanym przyjazdem gości, jak również wydłużenia lub bez kosztowego skrócenia pobytu o 1-2 doby przez wszystkich uczestników pod warunkiem powiadomienia hotelu o zmniejszeniu lub zwiększeniu ilości dób z wyprzedzeniem co najmniej 48 godzin).
Dodatkowe Informacje
Niniejsza usługa zostanie wykonana w ramach projektu pn. „International Centre for Theory of Quantum Technologies”. Wspomniany projekt jest realizowany w Międzynarodowym Centrum Teorii Technologii Kwantowych Uniwersytetu Gdańskiego w ramach programu Międzynarodowe Agendy Badawcze Fundacji na rzecz Nauki Polskiej współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (IV oś priorytetowa: Zwiększenie potencjału naukowo-badawczego, Działanie 4.3. Międzynarodowe Agendy Badawcze).
1. Oferta, na którą składa się Załącznik 1 i Załącznik 2 do niniejszego zapytania, należy przesłać za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: ictqt@ug.edu.pl
2. Termin składania ofert upływa dnia: 28.04.2023 r. godz. 9:00 (CEST).
3. Za dzień złożenia oferty uznaje się termin wpływu oferty na adres e-mail Zamawiającego.
4. Oferty złożone po terminie składania ofert nie będą rozpatrywane.
5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wydłużenia terminu składania ofert. W takim przypadku Zamawiający każdorazowo zamieści stosowną informację w miejscu publikacji Zapytania Ofertowego.
