We seek an administrative specialist to work in the International Centre for Theory of Quantum Technologies (ICTQT) hosted by the University of Gdańsk. The position is offered in the Research Support and Business Cooperation Office.

Poszukujemy specjalisty ds. administracyjnych do pracy w Międzynarodowym Centrum Teorii Technologii Kwantowych (ICTQT) prowadzonym przez Uniwersytet Gdański. Stanowisko oferowane jest w Biurze Wsparcia Badań i Współpracy z Przemysłem.

Job Description / Opis stanowiska

We are looking for an employee (employment from 75%-100% FTE), who will take care of complex support of projects implemented at the International Centre for Theory of Quantum Technologies.

The employee's tasks will include:
- supporting the implementation of scientific projects in administrative and financial terms, in close cooperation with project managers, in particular:
- supervision of the disbursement of funds following the project schedule,
- accounting and control of project costs to determine their eligibility,
- coordination of work related to the control of projects (internal and external),
- archiving financial documentation of projects, excluding documents under the responsibility of the Bursar's Office and the Human Resources and Payroll Department;
- making purchases based on UG regulations and the provisions of the Public Procurement Law; accounting for the delegations of employees, grantees, persons employed under civil law contracts and volunteers;
- accounting for expenses related to the day-to-day operation of ICTQT, including describing invoices;
- preparation of statements related to the implementation of the unit's projects;
- organization of events related to the implementation of the unit's research projects
- other day-to-day organizational and administrative tasks arising from the daily needs of the unit.

Poszukujemy pracownika (zatrudnienie od 75%-100% etatu), który zajmie się kompleksową obsługą projektów realziowanych w Międzynarodowym Centrum Teorii Technologii Kwantowych.

Do zadań pracownika należeć będzie:
• wspieranie realizacji projektów naukowych w zakresie administracyjno-finansowym, we ścisłej współpracy z kierownikami projektów, a w szczególności:
- nadzór nad wydatkowaniem środków zgodnie z harmonogramem projektu,
- rozliczanie i kontrola kosztów projektowych w celu ustalenia ich kwalifikowalności,
- koordynacja prac związanych z kontrolą projektów (wewnętrznych i zewnętrznych),
- archiwizacja dokumentacji finansowej projektów z wyłączeniem dokumentów będących w gestii kwestury i działu kadrowo-płacowego;
• dokonywanie zakupów w oparciu o regulamin UG oraz przepisy ustawy PZP; rozliczanie delegacji pracowników, stypendystów, osób zatrudnionych na umowy cywilno-prawne i wolontariuszy;
• rozliczanie wydatków związanych z bieżącym funkcjonowaniem ICTQT, w tym opisywanie faktur;
• przygotowywanie zestawień związanych z realizacją projektów jednostki;
• organizacja wydarzeń związanych z realizacją projektów badawczych jednostki
• inne bieżące zadania organizacyjno-administracyjne wynikające z codziennych potrzeb jednostki.

Job offer details, click here.

Application deadline: September 2nd, 2024 (inclusively).