We seek an administrative specialist to work in the International Centre for Theory of Quantum Technologies (ICTQT) hosted by the University of Gdańsk. The position is offered in the Research Support and Business Cooperation Office.

Poszukujemy specjalisty ds. administracyjnych do pracy w Międzynarodowym Centrum Teorii Technologii Kwantowych (ICTQT) prowadzonym przez Uniwersytet Gdański. Stanowisko oferowane jest w Biurze Wsparcia Badań i Współpracy z Przemysłem.

Job Description / Opis stanowiska

We are looking for an employee (employment from 75%-100% FTE) to provide comprehensive administrative support to the secretariat and management of the International Centre for Theory of Quantum Technologies.

The employee's tasks will include:
- servicing employees, grantees, persons employed under civil law contracts, volunteers and visitors to the company (including accounting for trips and visits of guests),
- maintaining the calendar of meetings of the unit and management (including arranging and handling internal meetings and meetings with guests and clients),
- operating the telephone switchboard,
- participation in administrative work, including preparation of letters, information retrieval, preparation of statements; cooperation with organizational units of the UG, obtaining information for reports and statements created in the unit,
- Coordinating the flow of documents in the unit (including handling incoming and outgoing correspondence),
- keeping records of equipment and supplies in the organization;
- procurement and distribution of food, office and hygiene supplies for the office (including making purchases based on the UG regulations and the provisions of the Public Procurement Law);
- taking care of the aesthetics of the reception desk, conference rooms and common areas;
- other day-to-day organizational and administrative tasks arising from the daily needs of the unit.

Poszukujemy pracownika (zatrudnienie od 75%-100% etatu), który zajmie się kompleksową obsługą administracyjną sekretariatu oraz kierownictwa Międzynarodowego Centrum Teorii Technologii Kwantowych.

Do zadań pracownika należeć będzie:
- obsługa pracowników, stypendystów, osób zatrudnionych na umowy cywilno-prawne, wolontariuszy i gości odwiedzających firmę (w tym rozliczanie wyjazdów i wizyt gości),
- prowadzenie kalendarza spotkań jednostki oraz kierownictwa (w tym umawianie i obsługa spotkań wewnętrznych oraz spotkań z gośćmi i klientami),
- obsługa centrali telefonicznej,
- udział w pracach administracyjnych, m.in. przygotowywanie pism, wyszukiwanie informacji, przygotowywanie zestawień; współpraca z jednostkami organizacyjnymi UG, pozyskiwanie informacji na potrzeby tworzonych w jednostce sprawozdań i raportów,
- koordynacja przepływu dokumentów w jednostce (w tym obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej),
- prowadzenie ewidencji sprzętu oraz wyposażenia w organizacji;
- zaopatrzenie biura w artykuły spożywcze, biurowe i higieniczne oraz ich dystrybucja (w tym dokonywanie zakupów w oparciu o regulamin UG oraz przepisy ustawy PZP);
- dbanie o estetykę stanowiska recepcji, sal konferencyjnych oraz przestrzeni wspólnych;
- inne bieżące zadania organizacyjno-administracyjne wynikające z codziennych potrzeb jednostki.

Job offer details, click here.

Application deadline: September 2nd, 2024 (inclusively).